Hver dag fylles innboksen med henvendelser.
Kunder som melder feil. Partnere som trenger informasjon. Kollegaer med spørsmål.
Og hver gang starter den samme manuelle prosessen: Les e-posten, finn ut hva den gjelder, opprett en sak, videresend til riktig person, legg ved informasjon.
Det tar tid. I mellomtiden venter kunden – og kanskje vokser problemet.
Når du endelig er ferdig, har det kommet tre nye meldinger.
Hva om e-poster ble til saker automatisk?
Tenk deg at henvendelser blir kategorisert, prioritert og sendt til rett person idet de ankommer.
At systemet selv trekker ut relevant informasjon, kobler mot eksisterende data – og sørger for at ingenting faller mellom to stoler.
Det er akkurat det Alpha Solutions AI-løsning gjør.
Slik fungerer det
1. Intelligent lesing
Systemet analyserer hele e-posten – ikke bare emnefeltet. Produktnavn, feilbeskrivelser, kundenumre og referanser fanges opp presist, selv i ustrukturerte meldinger.
2. Automatisk kategorisering
AI-en vurderer typen henvendelse: support, lead, reklamasjon?
Basert på innhold, avsender og historikk plasseres saken i riktig kategori med passende prioritet.
3. Smart fordeling
Saken sendes automatisk til riktig person eller team – basert på kompetanse, kapasitet og tidligere erfaring.
Erfarne medarbeidere slipper å drukne i rutinesaker, og spesialistkunnskap brukes der den trengs mest.
4. Full kontekst og oversikt
Når medarbeideren åpner saken, ligger alt klart: kundehistorikk, tidligere henvendelser, produktdata og avtalevilkår. Ingen leting på tvers av systemer – bare handling.
Resultatet?
Kortere svartid. Mindre rutinearbeid. Fornøyde kunder.
Etter implementering ser de fleste team:
- 70–85 % av standardhenvendelser håndteres uten manuell sortering
- 40–60 % kortere responstid
- Mer tid til verdiskapende arbeid
- Målbar økning i kundetilfredshet
Verdien for virksomheten
Fra kaos til kontroll
Ingen e-poster forsvinner i mengden. Hver henvendelse blir en sak med ansvarlig, status og frist.
Ledere får oversikt over volum, svartider og flaskehalser – i sanntid.
Minutter, ikke timer
Det som før tok timer eller dager, når riktig person på minutter.
Kundene merker forskjellen – også i perioder med høy belastning.
Rett sak til rett hender
AI fordeler automatisk henvendelser etter kompetanse og prioritet.
Erfarne medarbeidere slipper sorteringsarbeidet, og teamet bruker tiden der den gir mest verdi.
Skalerbar kvalitet
Enten dere får 50 eller 500 henvendelser om dagen, behandles alle konsekvent og strukturert.
Kvaliteten holder seg, uansett volum.
Datadrevet forbedring
Alle saker gir innsikt. Hvilke produkter skaper flest henvendelser? Hvor oppstår gjentatte feil? Hvor tar løsningene lengst tid?Dere får reelle data til å forbedre prosesser, produkter og kundereise.
Tilpasset deres virkelighet
Løsningen settes opp basert på deres prosesser, språk og systemer.
Vi integrerer sømløst med eksisterende CRM, ERP eller saksbehandlingssystem – slik at AI-en håndterer:
- Ulike sakstyper og workflows
- Organisering på tvers av avdelinger og land
- Segmentert kundebehandling
- Eskalering basert på verdi og alvorlighetsgrad
Slik kommer dere i gang
Vi starter enkelt: med å forstå hvor flaskehalsene ligger. Er utfordringen volum, kompleksitet eller manglende oversikt?
Alpha Solutions AI rulles ut gradvis – først for de enkle, høyvolum-henvendelsene. Etter hvert som systemet lærer virksomheten, tar vi mer komplekse scenarioer.
Teamet bygger tillit, og løsningen blir bedre over tid.
Resultatet: en AI-assistent som jobber døgnet rundt, aldri glemmer en henvendelse, og holder servicenivået høyt – uansett arbeidsmengde.
Klar til å få kontroll på innboksen?
Kontakt Alpha Solutions for å se hvordan e-mail-to-case på minutter kan bli en realitet hos dere.
BJØRN MØLSTER
Managing Director
