Conference Meeting Color - Alpha Solutions

At udpege et content governance-udvalg hjælper med at få bedre kontrol over jeres indhold og sparer jer for en masse problemer fremadrettet. Her er et par få og nemme råd til at få det gjort.

13.3.20

AF NIKET ASHESH

Efterhånden som marketingindhold bliver mere og mere komplekst – anvendelse af et flertal af systemer, oversættelse til flere sprog, publicering på tværs af mange kanaler – så bliver håndteringen og vedligeholdelsen af det lige så. Selvom teknologier som content hubs gør meget for at organisere, opbevare og lede indholdet, så skal der stadig tages hånd om den menneskelige del af indholdsproduktionen. Her kommer content governance ind i billedet, med fælles retningslinjer og procedurer for hvordan, hvornår, hvorfor og af hvem indhold af lavet og publiceret af. I en anden artikel kan du blive klogere på hvad content governance er, og hvorfor det er vigtigt.

Content governance medfører organisatoriske ændringer, hvilket er en af mange grunde til, at virksomheder strider imod at skabe retningslinjer og procedurer til at hjælpe indholdsproduktion, godkendelse og publiceringsworkflows. En ordlyd som ”vi håndterer det bare internt”, er noget, som ikke længere fungerer for afdelinger og forretningsenheder. Indholdsproduktion er blevet mindre siloopdelt, og er efterhånden afhængig af flere fælles ressourcer. Derfor har du brug for et content governance-udvalg.

De mest effektive content covernance-udvalg består af medlemmer på tværs af brands, afdelinger og niveauer af ansvarsområder. Kun få artikler beskriver det i detaljer, så derfor får du her fem hurtige råd til, hvordan man rekrutterer og driver ens eget content covernance-udvalg, baseret på Alpha Solutions’ erfaring på tværs af brancher hos både B2C og B2B-kunder.

 

  1. Rekruttér de største overtrædere
  2. Rekruttér de mest højlydte brokkehoveder
  3. Udvælg djævelens advokat
  4. Grundlæg regler for deltagelse
  5. Fokusér på succeserne


REKRUTTÉR DE STØRSTE OVERTRÆDERE

Disse er personer, som går udenom systemet. Det er de stille rebeller, som finder en måde at undgå ansvarlighed på. Nogle er gange er de medlemmer af ledelses-teams, som altid formår at få deres projekter flyttet til toppen af prioriteringslisten. Nogle gange er de den frustrerede marketingansatte, som har fået fortalt, at ”tingene skal bare laves”, og har fundet workarounds i systemet for at undgå stopklodser.

Hvem end de er, så har de som regel fundet svaghederne i dit workflow, og de ved hvordan man udnytter det. Det betyder, at de højst sandsynligt kan lære dig noget værdifuldt omkring at få projekter i mål mere hurtigt og effektivt.

REKRUTTÉR DE MEST HØJLYDTE BROKKEHOVEDER

Mens dine største overtrædere ofte flyver under radaren med stille underminering, så er de mest højlydte brokkehoveder dem, som skaber røre i andedammen. Dem som har italesat og nærmest alfabetiseret en hel liste med, hvad de synes, der er galt med systemet – og hvorfor.

Ved at give disse utilfredse personer en chance for at blive hørt – såvel som chancen for at løse de problemer, de brokker sig over – kan være en effektiv metode til ikke kun at afdække problemstillinger i en højere grad end antaget, men også til at konvertere brokkehoveder til fortalere for den nye måde at gøre tingene på. Modstandere, som har en aktie i slutproduktet, vil ofte arbejde hårdere på at løse problemerne. Og hvis de ikke er villige til at assistere med at gøre systemet bedre, kan du af gode grunde udelade dem fra de vigtige beslutninger fremadrettet.

UDVÆLG DJÆVELENS ADVOKAT

Det opleves til tider, at governance-udvalg kommer så godt ud af det med hinanden, at det udvikler sig til at være ineffektivt. En lille kontrolleret konflikt er godt for kreativiteten, så at udvælge en slags djævelens advokat for at undgå for meget konsensus er vigtig. Ikke overraskende er compliance officers gode til denne rolle. Bare sørg for at det ikke tager overhånd, og at alt produktivitet ikke går i stå.

INDFØR REGLER FOR DELTAGELSE

Content governance-udvalg har, ligesom alle andre effektive komiteer, behov for et regelsæt i henhold til at kunne operere effektivt. Antag ikke at I alle forstår hinanden, eller at I alle er voksne, som er i stand til at håndtere konflikter, skulle de opstå. Når det bliver anspændt, er det godt at have et forudbestemt regelsæt at falde tilbage på, som kan gendanne fokus i stedet for, at I bruger energi på at give andre og hinanden skylden for ting.

Simple overvejelser som disse kan spare en for en masse besvær, især hvis der opstår konflikt imellem faggrupper / afdelinger:

  • Regelsæt for fremmøde og indsats
  • Roller og ansvarsfordeling for hvert medlem (kan evt. gå på skift)
  • Konflikthåndtering
  • Processtyring (fx hvis en person dominerer eller hvordan en sky person inddrages mere)

De bedste udvalg sammensmelter afdelinger og inkluderer repræsentanter fra alle touchpoints – fra idéskabelse til publicering og videre endnu. Derfor er det vigtigt, at diskussioner fokuserer på problemløsning og procesoptimering. Ikke på at pege fingre ad andre.

FOKUSER PÅ SUCCESERNE

Den vigtigste ting dit content governance-udvalg kan gøre er bygge videre på, hvad I allerede har succes med. At udvikle content governance er en samarbejdende proces, og ved at dele ud af dine egne succeser (såvel som at fejre andres) betyder, at du afdækker muligheder for problemløsning, der styrker medarbejdere i at foretage ændringer som vil gøre alle bedre til deres arbejde.

OG HUSK: FORANDRING ER IKKE LET

Fordi det ofte kræver, ikke blot tværfagligt samarbejde, men også organisatorisk ændring, så vil content governance aldrig være let. Så vær klar over, at der altid vil være nogle bump på vejen. Men hvis det er grundigt planlagt og kommunikeret, med slutmålet for øje, så vil arbejdet med at bygge den nye vej altid være de små bump værd. Det samme er gældende for en content governance plan. For når den er operationel, vil den give resultater, som vil give bedre kontrol over indhold og anvendelsen af dit content hub software mere optimalt. Det sparer jer for en masse besvær på den lange bane.